Phần đầu của quy trình tiếp nhận và bàn giao căn hộ tại các dự án đã nêu 3 bước để tránh sai sót khi bàn giao nhà cho khách. Trong bài này sẽ giới thiệu bước 4 và nhiệm vụ chi tiết cho các phòng ban liên quan.
Bước 4: Sửa chữa/hoàn thiện căn hộ, chuyển giao hồ sơ
Thứ nhất: Đối với những căn hộ phải sửa chữa:
- Ban Quản lý dự án rà soát danh mục yêu cầu sửa chữa/hoàn thiện căn hộ do khách hàng yêu cầu sau khi kiểm tra căn hộ và từ chối tiếp nhận. Xác nhận các hạng mục thuộc phạm vi trách nhiệm, yêu cầu nhà thầu sửa chữa, hoàn thiện với các yêu cầu cụ thể về chất lượng và thời gian phải hoàn tất để bàn giao.
- Tổ Bàn giao kiểm tra/nghiệm thu công tác sửa chữa/hoàn thiện của Nhà thầu khi tới thời hạn phải hoàn tất
- Các căn hộ đã được Nhà thầu sửa chữa/hoàn thiện đúng yêu cầu: nghiệm thu và thông báo cho Khách hàng tới tiếp nhận theo trình tự Bước 3
- Các căn hộ đãđược nhà thầu sửa chữa/hoàn thiện nhưng KHÔNG đạt yêu cầu: Tổ Bàn giao lập biên bản không nghiệm thu và yêu cầu nhà thầu hoàn tất việc sửa chữa hoàn thiện đúng yêu cầu với thời gian phải xong để Tổ Bàn giao thông báo cho Khách hàng thời gian tới tiếp nhận căn hộ theo trình tự Bước 3
Thứ 2: Đối với những căn hộ đãđược khách hàng nhận:
- Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ tập hợp hồ sơ bàn giao theo qui định, lập báo cáo các căn hộ đã bàn giao, tình trạng hồ sơ hoàn tất nộp cho quản lý Tổ bàn giao để chuyển về bộ phận Kinh doanh, tài chính…. lưu trữ và sử dụng. Copy 1 bản lưu tại Tổ Bàn giao
- Tổ Bàn giao tổng hợp danh sách các căn hộ đã bàn giao cho khách hàng, thông tin khách hàng từng căn hộ và bàn giao hồ sơ cho Ban Quản lý Chung cư tiếp nhận phục vụ vận hành chung cư.
|
|
|
Quy trình tiếp nhận và bàn giao căn hộ |
Nhiệm vụ chi tiết cho các phòng ban liên quan
Để thực hiện thành công việc bàn giao căn hộ cho khách hàng nhằm tránh sai sót, các bộ phận liên quan cũng được quy định nhiệm vụ cụ thể, chi tiết. Trong đó bộ phận Quản lý dự án làđầu mối phối hợp, kiểm soát Nhà thầu, Giám Sát, Nghiệm thu trong công tác hoàn tất thi công các căn hộ đúng yêu cầu và tiến độ để bàn giao.
Bộ phận kinh doanh làđầu mối kết nối giữa Khách hàng và Ban Quản lý Dự án, Tổ Bàn giao căn hộ. Tổ Bàn giao căn hộ được thành lập với sự tham gia nhân sự của Ban Quản Lý Dự án, Ban Quản lý Chung cư, nhân viên kinh doanh. Tổ Bàn giao trực thuộc Ban Quản Lý dự án,Làđầu mối tiếp nhận số lượng căn hộ đã hoàn tất, thông tin khách hàng đủ điều kiện bàn giao và tiếp nhận căn hộ, thực hiện việc bàn giao căn hộ cho Khách hàng theo qui trình.
Sau khi đã hoàn tất thủ tục bàn giao căn hộ cho khách hàng, Bộ phận quản lý vận hành chung cư tiếp nhận Khách hàng đã nhận bàn giao, cung cấp các qui chế sử dụng, Nội qui chung cư, hướng dẫn, trợ giúp và chăm sóc khách hàng khi chuyển tới sinh hoạt vàđảm bảo cung cấp dịch vụ vận hành chung cư theo qui định trong từng giai đoạn cho cư dân và xử lý tất cả các vấn đề của cư dân theo nhiệm vụ.
Nguyễn Duy Thành
(Tổng giám đốc Công ty Quản lý nhà Toàn Cầu)
