Tiếp nhận và bàn giao căn hộ tại các dự án là công việc quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán giữa khách hàng và chủ đầu tư. Thực tế, nhiều tranh chấp đã nảy sinh do thiếu quy trình chuyên nghiệp ở công đoạn này.
Dưới đây là quy trình 4 bước, do ông Nguyễn Duy Thành, Tổng giám đốc Công ty Quản lý nhà Toàn Cầu (Global Home), chia sẻ đến Báo VietNamNet.
Bước 1: Chuẩn bị danh mục các căn hộ đãđủ điều kiện bàn giao
- Ban QLDA, Giám sát thi công, Nhà thầu chính kiểm tra các căn hộ nhà thầu đã hoàn tất theo điều kiện hợp đồng thi công xây lắp theo từng đợt thông báo của nhà thầu
- Nghiệm thu kỹ thuật các căn hộ đủ điều kiện bàn giao
- Lập danh mục cụ thể các căn hộ đãđược nghiệm thu đủ điều kiện bàn giao và thông báo cho Bộ phận Kinh doanh và Tổ bàn giao tiếp nhận để bàn giao cho khách hàng
Bước 2: Tiếp nhận các căn hộ đủ điều kiện bàn giao và thông báo cho khách hàng
- Bộ phận Kinh doanh và Tổ bàn giao tiếp nhận danh mục các căn hộ đã hoàn tất đủ điều kiện bàn giao từ Ban Quản lý dự án
- Tổ Bàn giao kiểm tra lại tình trạng các căn hộ theo danh mục và xác nhận các căn hộ đã hoàn tất, đủ điều kiện bàn giao cho Bộ phận Kinh doanh để thông báo cho khách hàng
- Bộ phận Kinh doanh thông báo cho khách hàng có các căn hộ đãđủ điều kiện giao theo danh mục hoàn tất các thủ tục thanh toán với bộ phận kinh doanh, tài chính…để đủ điều kiện nhận căn hộ từ Tổ bàn giao
- Bộ phận Kinh doanh thống nhất lịch/kế hoạch giao nhận căn hộ với các khách hàng trong danh mục đã hoàn tất thủ tục tài chính và thông báo cho Tổ bàn giao chuẩn bị thủ tục giao nhận
- Tổ bàn giao kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng các biên bản giao nhận theo qui định cho từng căn hộ, phân công nhân viên đón tiếp từng khách hàng theo lịch/kế hoạch nhận được từ Bộ phận Kinh doanh.
|
|
|
Ông Nguyễn Duy Thành Tổng giám đốc Công ty Quản lý nhà Toàn Cầu |
Bước 3: Bàn giao căn hộ cho khách hàng
* Trước khi khách hàng tới nhận căn hộ
- Tổ bàn giao chuẩn bị hồ sơ, biên bản bàn giao từng căn hộ theo lịch hẹn với khách hàng
- Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ cho khách hàng kiểm tra lần cuối về điều kiện vệ sinh, điện, nước, trang thiết bị sẽ bàn giao theo danh mục, chìa khóa căn hộ… bên trong các căn hộ chuẩn bị bàn giao cho khách.
- Tổ bàn giao phối hợp với các bộ phận bảo vệ, vệ sinh, nhà thầu, thang máy kiểm tra vàđảm bảo tuyến dẫn khách đi kiểm tra căn hộ sẵn sàng, an toàn và sạch sẽ.
* Khách tới nhận căn hộ:
- Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ cho khách kiểm tra, đối chiếu các thông tin, hồ sơ để đảm bảo Khách hàng đã hoàn tất các trách nhiệm tài chính, hành chính, đủ điều kiện tiếp nhận căn hộ.
- Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ thông báo/giải đáp thắc mắc cho khách hàng về tình trạng căn hộ, các trang thiết bị đã lắp đặt theo danh mục đã hoàn tất theo hợp đồng đủ điều kiện bàn giao và mời khách đi kiểm tra căn hộ.
Lưu ý: Trước khi dẫn khách Nhân viên phụ trách bàn giao cần kiểm tra và chắc chắn mang theo hồ sơ bàn giao, danh mục thiết bị, chìa khóa căn hộ… nón bảo hộ cho khách cùng các lưu ý an toàn trên đường đi.
* Tại căn hộ kiểm tra:
- Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn khách hàng kiểm tra số lượng/chất lượng trang thiết bị, vật liệu hoàn thiện đã lắp đặt tại căn hộ theo danh mục.
- Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn và giải thích các thắc mắc, ghi nhận các ý kiến yêu cầu của Khách hàng về căn hộ vừa kiểm tra. Xác nhận cuối cùng của khách hàng về đồng ý/không đồng ý tiếp nhận căn hộ.
- Trong khi trở về Văn phòng tổ kiểm tra, qua hành lang, sảnh thang máy, Nhân viên phụ trách bàn giao giới thiệu cho khách hàng các vị trí thang thoát hiểm, thang máy, phòng gom rác, phòng kỹ thuật, tủ chữa cháy, vị trí ấn chuông báo cháy…
* Tại Văn phòng tổ bàn giao (sau khi kiểm tra căn hộ)
+ Đối với khách hàng đồng ý tiếp nhận căn hộ:
- Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn khách hảng ký các biên bản giao nhận căn hộ
- Bàn giao chìa khóa, copy hồ sơ giao nhận, sổ tay cư dân, qui chế sử dụng chung cư… và hướng dẫn Khách hàng liên lạc với Ban Quản lý Chung cư để được trợ giúp khi dọn tới căn hộ và sinh hoạt tại chung cư.
+ Đối với khách hàng từ chối tiếp nhận căn hộ:
- Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn khách hàng ghi ý kiến từ chối tiếp nhận căn hộ vừa kiểm tra và các yêu cầu sửa chữa, hoàn thiện căn hộ vào biên bản, phiếu yêu cầu sửa chữa.
- Nhân viên phụ trách bàn giao ghi nhận các ý kiến, yêu cầu của khách hàng, hẹn thông báo cho khách hàng tình trạng xử lý và thời gian hoàn tất sửa chữa và mời khách hàng tới kiểm tra, tiếp nhận bàn giao.
Còn tiếp…
Nguyễn Duy Thành
(Tổng giám đốc Công ty Quản lý nhà Toàn Cầu)
